E-Arsip Dokumen — Aplikasi Manajemen Arsip Digital Berbasis Website

Arsip rapi. Akses terkendali. Aktivitas terlacak.

E-Arsip Dokumen membantu perusahaan dan instansi mengelola dokumen dalam satu platform terintegrasi. Mulai dari unggah dan scan dokumen, pencarian isi melalui OCR, persetujuan bertingkat, hingga pengarsipan dan berbagi dokumen dengan hak akses yang dapat diatur.

Cocok untuk tim administrasi, keuangan, HR, pengadaan, legal, serta pengelola dokumen proyek.

Spesifikasi & Fitur Produk

1. Pengelolaan dokumen terpusat

Unggah dan kelola dokumen dengan metadata, kategori, jenis, tag, folder, dan lokasi arsip fisik. Mendukung validasi dokumen, pengarsipan, tempat sampah, serta pemulihan dokumen sesuai kewenangan pengguna.

2. Scan dokumen & OCR

Digitalisasi dokumen fisik melalui fitur scan dan pengenalan teks OCR. Isi hasil OCR dapat dicari dan dikoreksi untuk membantu menemukan informasi dalam arsip.

3. Manajemen pengguna & hak akses

Tersedia empat role bawaan: Super Admin, Admin Arsip, User/Karyawan, dan Viewer/Auditor. Satu pengguna dapat memiliki beberapa role. Super Admin dapat menyesuaikan permission, sementara menu tampil mengikuti hak akses pengguna.

4. Empat tingkat kerahasiaan

Klasifikasi dokumen meliputi Publik Internal, Terbatas, Rahasia, dan Sangat Rahasia. Akses mempertimbangkan clearance pengguna serta izin dokumen. Dokumen di atas clearance pengguna tidak ditampilkan pada daftar maupun pencarian.

5. Approval dokumen bertingkat

Atur alur persetujuan dengan pemeriksa berdasarkan pengguna, role, atau kepala unit. Mendukung keputusan Setuju, Perlu Revisi, dan Ditolak, serta pengajuan ulang setelah perbaikan. Dokumen terkunci dari perubahan pemilik selama proses pemeriksaan.

6. Berbagi dokumen terkontrol

Bagikan dokumen kepada pengguna, grup, atau unit kerja. Atur izin lihat, unduh, komentar, ubah, cetak, dan bagikan ulang. Tersedia password tambahan, batas waktu akses, kuota unduhan, serta pencabutan akses.

7. Folder bertingkat & permintaan akses

Kelola folder dengan izin Lihat, Lihat & Unggah, atau Kelola. Izin dapat diwariskan ke subfolder dan dokumen sesuai ketentuan akses. Pengguna juga dapat mengajukan permintaan akses beserta alasannya untuk ditinjau pihak berwenang.

8. Riwayat versi & kolaborasi

Telusuri riwayat versi dan pulihkan versi sebelumnya sesuai permission. Komentar, balasan, dan penyebutan rekan membantu koordinasi terkait dokumen.

9. Notifikasi & pengingat masa berlaku

Notifikasi untuk unggahan, approval, berbagi dokumen, permintaan akses, dan pendaftaran akun. Pengingat masa berlaku tersedia secara bawaan pada H-30, H-7, dan H-1, dengan interval yang dapat disesuaikan.

Mendukung notifikasi aplikasi, email, WhatsApp, dan Telegram sesuai konfigurasi kanal, kontak pengguna, serta aturan yang diaktifkan.

10. Dashboard, laporan & audit trail

Pantau ringkasan dokumen dan akses laporan sesuai kewenangan. Audit trail mencatat aktivitas dokumen dan administrasi untuk kebutuhan penelusuran. Cakupan laporan dan audit menyesuaikan permission pengguna.

11. Watermark dokumen rahasia

Dokumen Rahasia dan Sangat Rahasia dapat diberi watermark saat preview atau unduh. Informasi watermark mencakup identitas pengguna, waktu, dan alamat IP apabila fitur diaktifkan.

12. Administrasi sistem & backup

Super Admin mengelola pengguna, unit kerja, grup, role, landing page, dan pengaturan sistem. Tersedia backup manual database serta berkas, dengan konfirmasi password dan pencatatan aktivitas pada audit trail.

Manfaat untuk Organisasi

- Memusatkan pengelolaan arsip antarbagian.

- Mempermudah pencarian dokumen dan isi arsip.

- Menata proses pemeriksaan serta persetujuan.

- Membatasi akses sesuai tanggung jawab pengguna.

- Membantu memantau masa berlaku dan riwayat dokumen.

- Mendukung penelusuran aktivitas untuk kebutuhan audit.

Tertarik mendigitalisasi arsip perusahaan Anda? Hubungi FIMATECH-ID untuk konsultasi dan demonstrasi E-Arsip Dokumen.

Fitur dan menu mengikuti permission serta konfigurasi instalasi. Cakupan lisensi, source code, hosting, domain, instalasi, pelatihan, dan dukungan mengikuti paket pembelian yang disepakati.